Elke moderne hef- of magazijntruck verzamelt een schat aan data over de inzet en het gebruik. En dus ook over de bestuurder die op de truck zit. Bedrijven met een vlootbeheersysteem kunnen die data verzamelen, vastleggen en analyseren. Waarvoor worden die data gebruikt?
Allereerst: fleetmanagementsystemen zijn niet bedoeld om heftruckbestuurders te volgen of te controleren. Deze systemen zijn ontwikkeld om het beheer van de heftruckvloot te verbeteren. Door data over onder meer de inzet, het gebruik en het energieverbruik van de trucks te verzamelen en analyseren, ontstaat waardevolle informatie die helpt om storingen te voorkomen, onderhoud te verbeteren en operationele kosten te verlagen.
Steeds meer nieuwe hef- en reachtrucks zijn standaard voorzien van telematicasystemen die deze data volledig automatisch vastleggen en versturen naar een vlootbeheersysteem. Alleen al de informatie over de bezettingsgraad van de trucks is van grote waarde. Regelmatig blijkt uit data dat bedrijven meer trucks hebben dan strikt noodzakelijk is. Misschien hebben ze maar een paar weken per jaar - alleen in de piekperiodes - extra truckcapaciteit nodig. Dan is het misschien slimmer om die voor een paar weken te huren dan de machines de rest van het jaar in een hoek te laten wegroesten.
Technische problemen voorkomen
Vlootbeheersystemen maken service- en onderhoudsprocessen beter en efficiënter. Omdat naast de vlootbeheerder ook de servicemonteur toegang heeft tot alle truckdata, kunnen ze op afstand zien wat de status is van een truck. Ze kunnen een preventieve onderhoudsbeurt inplannen als het aantal draaiuren daartoe aanleiding geeft. Dat voorkomt dat trucks door technische problemen opeens tot stilstand komen en voor stagnatie in de logistieke processen zorgen.
In veel sectoren worden al goede resultaten geboekt met ‘predictive maintenance’, waarbij machinefabrikanten data van machines en sensoren analyseren om problemen te voorspellen. Het duurt niet lang meer voordat ook heftruckfabrikanten op basis van de truckdata storingen kunnen voorspellen. Dan is het in feite de truck zelf die de servicemonteur waarschuwt dat een bepaald onderdeel toe is aan revisie of vervanging.
Toegangsrechten beheren
Een groot deel van de operationele kosten van een heftruckvloot bestaat uit schadekosten. Het vlootbeheersysteem is bij uitstek het instrument om die kosten sterk te verlagen. Hoe? Door onder meer de toegangsrechten van bestuurders te beheren. In het vlootbeheersysteem kan worden vastgelegd welke bestuurders gecertificeerd zijn voor een bepaalde truck. Alleen de bestuurders die daartoe zijn opgeleid, krijgen toegang tot die truck. Probeert een bestuurders zonder geldig heftruck certificaat in te loggen op de machine? Dan krijgt hij nul op het rekest.
Met het vlootbeheersysteem is het ook mogelijk om het profiel en de instellingen per truck en per bestuurder te regelen. Gaat het om een bestuurder die weinig ervaring heeft of nieuw en dus onbekend met de omgeving is? Dan kan bijvoorbeeld de maximum rijsnelheid naar beneden worden bijgesteld. Het vlootbeheersysteem biedt vaak ook de mogelijkheid om hef- en reachtruckcertificaten te beheren. Dreigt een certificaat te verlopen? Dan krijgt de vlootbeheerder een seintje.
Schoksensor met ongevallenrecorder
Een veel gebruikte optie is het installeren van een schoksensor voor het registreren van botsingen. De schoksensor kan worden aangevuld met een ongevallenrecorder die bij een botsing data over snelheid, remgedrag en stuurgedrag registreert om de toedracht te kunnen onderzoeken. De vlootbeheerder kan de instellingen zo aanpassen, dat de truck na een schok of botsing overschakelt op kruipsnelheid of helemaal stilvalt. Alleen de daartoe geautoriseerde vlootbeheerder of teamleider kan de truck weer van kruipsnelheid afhalen. Niet om de bestuurder te bestraffen, maar om verdere schade of letsel te voorkomen. En om zeker te stellen dat de schade aan truck en omgeving - denk aan stellingen - niet zo groot is dat veilig werken onmogelijk is geworden.
De belangrijkste functie van een vlootbeheersysteem is dus het verlagen van de kosten, het vergroten van de veiligheid en het verlengen van de levensduur van de trucks. Omdat de rijvaardigheid en de ervaring van de bestuurders van grote invloed is op deze factoren, biedt het vlootbeheersysteem ook de mogelijkheid om toegangsrechten te beheren en het rijgedrag te beïnvloeden. Daarmee dient het vlootbeheer een duidelijk bedrijfsbelang.
Vastleggen van persoonsgegevens
Betekent dit dat het bedrijf alle data van heftruckbestuurders mag vastleggen? Nee. Volgens de Algemene Verordering Gegevensbescherming (AVG) mag het bedrijf zijn bestuurders niet zomaar - als dat al mogelijk is - individueel volgen. Dat mag alleen als het bedrijf daarvoor een goede reden heeft die zwaarder weegt dan de privacy van de bestuurders. In ieder geval geldt dat het bedrijf de bestuurders uitgebreid moet informeren zodra persoonlijke data worden vastgelegd. Bovendien hebben bestuurders het recht om die gegevens in te zien, te corrigeren en te verwijderen. Gebruikt het bedrijf een vlootbeheersysteem? Vraag dan welke data exact worden vastgelegd, wie die mag inzien en wat daarmee gebeurt.
